Hoofdstuk 17

Tommybooking (3: Het planbord)

Het planbord

Het planbord is ingedeeld in diverse sectoren. Eerste rij is het hele huis, die wordt automatisch d.m.v. een zwarte balk geblokkeerd als er een reservering in het huis is gemaakt. De volgende rijen zijn de Booking.com kamers (24 t/m 28 en 31). Deze zijn ook niet meer te vinden in de rijen die eronder staan .

Daaronder het Koetshuis. De meeste rijen zijn de bedden die regulier geboekt kunnen worden. De Admin kamers zijn geen echte kamers. Hier kunnen individuele boekingen geplaatst worden voor bijvoorbeeld het Koetshuis. De rest van de locaties worden alleen door de AMS geboekt. Reserveringen hiervan komen op de aankomstlijst te staan.

Op het planbord staan reserveringen met diverse kleuren.

  • Grijs is een reguliere boeking gemaakt door de AMS of een huiswacht.
  • Donkerblauw is een boeking via Booking.com.
  • Roze is een boeking gemaakt door de gast via internet.
  • Groen is een reservering die met kamervoorkeur is geboekt. Deze kan niet verplaatst worden in het planbord.
  • Geel is een optie die nog goedgekeurd moet worden (door de AMS).
  • Zwart is geen boeking maar een blokkering ter bescherming van dubbelboeking. Zodra een boeking is gemaakt wordt “hele huis” geblokkeerd met een zwarte balk en bij hele huis boeking worden alle bedden geblokkeerd.

Blokkeringen

Indien op een kamer maar een bed bezet is, moet het andere bed(den) geblokkeerd worden. Dit kan door de rechter muisknop op het planbord en dan blokkering te kiezen. Vul de datum en locatie in, dan soort blokkering:

Soorten Blokkeringen

De soort blokkering zal op het planbord zichtbaar zijn in de gekleurde balk.


Reservering bewerken: Je kunt vanuit het planbord de reservering openen en bewerken d.m.v. de rechter muisknop.
Quick view: Hier kun je de reservering bekijken zonder het planbord te verlaten.
Openen: Open de reservering en verlaat het planbord (zie verder voor uitgebreide uitleg).
Aangekomen/vertrokken: De gast in- uitchecken.
Betalingen: Niet meer van toepassingen sinds Tommy Kassa.
Opmerkingen: Hier kunnen opmerkingen toegevoegd worden of bekeken.
History: Bekijk de geschiedenis van de reservering.

Overige acties:

Opties & artikelen; Voeg artikelen toe of verwijder ze.

Verblijf & Locatie: Wijzig datum of locatie.

Gastgegevens: Wijzig gastgegevens.

Locatie voorkeur: Zet de reservering vast op een bepaalde locatie.

Annuleren: Reservering annuleren (alleen door AMS of bij foutieve boeking door huiswacht zelf).

Startpagina: Ga terug naar Dashboard.

Eigenaar: n.v.t.

Reservering openen

Geopende reservering

Gastgegevens: Indien naam, adres, tel. of e-mail gewijzigd moet worden.

Verblijf en Locatie: Hier kan duur van verblijf en/of de kamer gewijzigd worden.
Ook kan een bed en gasten worden toegevoegd.

Opties en Artikelen: Hier kunnen lakenpakketten; handdoeken; ontbijten e.d. toegevoegd en of verwijderd worden. Vink het vierkantje voor het artikel aan. Indien er meerdere artikelen toegevoegd moeten worden, kun je het aantal in de kolom ernaast wijzigen. Let op: Artikelen worden toegevoegd aan een locatie. Verplaats je een locatie dan wordt het artikel verwijderd.

Betalingen: Sinds Tommy Kassa kunnen hier alleen nog maar betalingen gecontroleerd worden. Voor alle betalingen zie aparte handleiding Tommy Kassa.

Personen Indelen: Hier kunnen wijzigingen aangebracht worden in de bezetting. Bijvoorbeeld van een niet-Lid een Lid maken.

Annuleren: Alleen in overleg met de AMS.

E-mailen en afdrukken: Voor je gaat mailen of afdrukken: via lay-out bovenaan keuze maken: Reserveringsbevestiging of Reserveringsfactuur. Dan mailen of afdrukken intoetsen. Je kunt tekst toevoegen aan de mail.

Verkoopkanaal:
Dit is standaard voor de huiswacht en de AMS “Backoffice”. Zo is Tommy ook ingesteld. Er zijn nog twee mogelijkheden, eentje is “Booking.com” en de andere is “Internet”. Deze spreken voor zich. Ze worden automatisch aan de reservering gekoppeld van de genoemde Verkoopkanalen.

De doorgestreept knoppen zijn voor de huiswacht niet van toepassing. Je mag er uiteraard wel naar kijken.